Prácticas de Privacidad

Esta notificación describe cómo la información médica sobre usted puede ser utilizada o divulgada y cómo usted puede tener acceso a la misma.

Responsabilidad legal

Las leyes estatales y federales nos requieren mantener la privacidad de su información médica, proveerle esta notificación de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad, y de su derecho sobre su información médica y dar cumplimiento a la notificación que esté actualmente en efecto.

MAPFRE LIFE INSURANCE COMPANY cree firmemente en proteger la confidencialidad y seguridad de la información recopilada sobre usted.  Estamos comprometidos a proteger su información médica y personal.   Su información personal, ya sea verbal o escrita, sobre su condición de salud o mental pasada, presente o futura o historial de pago relacionado con los servicios de cuidado de salud se considera Información de Salud Protegida (PHI), siglas en inglés.

Al realizar nuestros negocios nosotros protegemos su PHI de la utilización y divulgación inadecuadas. Esta notificación de prácticas de privacidad describe como nosotros podemos usar y divulgar su PHI para propósitos de tratamiento, pago, administración de sus beneficios de cuidado de salud y para otros propósitos que están permitidos o  requeridos por ley.
 
Esta notificación será efectiva el 14 de abril de 2003. Estamos obligados a cumplir con  los términos de esta Notificación de Prácticas de Privacidad. Nos reservamos el derecho de hacer cambios a los términos de esta notificación en cualquier momento. La nueva notificación  será efectiva para toda PHI que para esa fecha mantengamos sobre usted y para cualquier PHI que creamos o mantengamos en el futuro. Cuando realicemos un cambio significativo en nuestras prácticas de privacidad, haremos las enmiendas a esta notificación y en ese momento le enviaremos una nueva notificación.

Formas en que MAPFRE LIFE Utiliza y Divulga  la Información Personal y de Salud

Con el propósito de proveerle cubierta de salud, necesitamos su información personal, y obtenemos esa información de muchas formas, particularmente de su patrono o del patrocinador del plan, de otras aseguradoras, HMOs o de agentes administradores (third party administrator - TPA), y proveedores de salud. 

Requerido: Debemos divulgar su PHI a usted o a cualquier persona que esté legalmente autorizada a actuar por usted (su representante personal). Además debemos divulgar su PHI al Secretario del Departamento de Salud Federal (Secretary of the Department of Health and Human Services), como resultado de una investigación de cumplimiento o una acción revisora o para hacer cumplir la ley.

Permitido: Para la administración de sus beneficios de cuidado de salud y para proporcionar servicios de pedidos farmacéuticos hechos por correo, podríamos usar y revelar su PHI que tenemos sobre usted de varias maneras, incluyendo:
 
Para diligencias relacionadas al Plan de Salud:  Nosotros podríamos utilizar y divulgar su PHI  durante el curso de nuestro negocio de planes de salud, es decir, durante nuestras actividades operacionales, incluyendo pero no limitado a , gestiones de evaluación y mejoramiento; obtener licencias; acreditación por organizaciones independientes; para evaluar el funcionamiento y los resultados obtenidos; investigación de servicios médicos; y cuidado preventivo, manejo de enfermedades, auditorías, manejo y administración de casos.  Por ejemplo, pudiéramos utilizar la información para ofrecer programas de manejo de enfermedades para miembros con condiciones específicas, tales como diabetes, asma o enfermedades cardiacas.  Entre las otras actividades para las cuales es necesario utilizar y revelar información personal se incluyen la administración de reaseguros y de manejo de pérdidas; suscripción y tarifación; servicios legales que incluyen la detección e investigación de fraude y abuso; la administración de programas farmacéuticos y  pagos, y para otras actividades administrativas generales, incluyendo la administración de nuestro sistema de datos e información y servicio a usted como cliente.

Pagos:  Nosotros podríamos utilizar y divulgar su PHI para pagar por los servicios cubiertos, al  evaluar la utilización y necesidad médica de los servicios o suministros; coordinar cuidado médico; determinar elegibilidad; determinar si se observan los términos de algún formulario sometido; cobro de primas; calcular costos compartidos.  Por ejemplo, podríamos usar su PHI para determinar si un tratamiento en particular es médicamente necesario y cuál debe ser su costo, y durante ese proceso, podríamos revelar PHI al proveedor.  También podríamos enviar  por correo los formularios sobre explicación de beneficios (Explanation of Benefits) así como otro tipo de información a la dirección que tenemos en su récord (ej. asegurado primario).    Además utilizamos su PHI para obtener el pago de los servicios de pedidos farmacéuticos hechos por correos que le fueron provistos.

Tratamientos: Podríamos divulgar PHI a médicos, dentistas, farmacias, hospitales y a otros proveedores de cuidados de salud que lo atienden.  Por ejemplo, los médicos podrían solicitarnos su PHI  para complementar sus récords.  Nosotros también podríamos utilizar su PHI al proveer los servicios de pedidos farmacéuticos  hechos por correo y al enviar cierto tipo de información a los médicos para la seguridad de los pacientes o por otras razones relacionadas con el tratamiento al cual se somete.

Divulgaciones a otras Entidades Cubiertas: Podríamos divulgar PHI a otras entidades cubiertas, o a los socios de negocios de dichas entidades para tratamientos, pagos y para propósitos de ciertas operaciones de cuidados de salud.  Por ejemplo, podemos revelar PHI  a otros planes de salud ofrecidos por su patrono, si así fue dispuesto en la contratación, para el reembolso de ciertos gastos.
Otras Razones para Divulgar Información

Podemos divulgar su PHI para: 

• Comunicaciones - para proveerle alternativas para tratamientos, recordatorios de tratamientos u otros beneficios y servicios relacionados con la salud.
• Investigaciones -  a los investigadores, siempre tomando las medidas para proteger su privacidad.
• Socios de Negocios - a personas que nos prestan sus servicios y que nos han garantizado que protegerán la información.
• Auspiciador del Plan - a su auspiciador o patrono, para verificar su inscripción, cuando nos haya sido  notificado que el texto apropiado ha sido incluido en los documentos de su plan, o cuando se divulgan datos resumidos para facilitar el cumplimiento del contrato o enmendar el plan de salud colectivo.
• Reglamentación - a las agencias estatales de seguros, juntas farmacéuticas, al Departamento de Administración de Alimentos y Medicinas (U.S. Food and Drug Administration), al Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (U.S. Department of Labor) y a otras agencias gubernamentales que regulan nuestro negocio.
• Hacer Cumplir la Ley - a los agentes federales, estatales y locales encargados de hacer cumplir la ley, prevenir o minimizar una amenaza seria o inminente a la salud o bienestar de una persona o el público, siempre y cuando se cumpla con ciertos criterios.
• Procedimientos Legales - para cumplir con una orden de la corte o administrativa, subpoena, autorización, citación,  pedido de descubrimiento de prueba o un procedimiento administrativo o judicial.
• Personas Relacionadas con su Cuidado de Salud - A menos que usted lo objete, un miembro de su familia, pariente, o un amigo cercano o cualquier otra persona que usted identifique como que está relacionada con su cuidado de salud o con el pago del mismo. Nosotros divulgamos solamente aquél PHI que se relaciona directamente con el envolvimiento de esta persona en su cuidado de salud. Si usted está incapacitado para acceder u objetar a tal divulgación, nosotros divulgaremos esta información si determinamos que es necesaria para su bienestar. Usted puede acudir a nuestro Oficial de Privacidad en el 787-250-5122 o puede solicitar a su proveedor que se comunique con nosotros.
• Director de funeraria, patólogo forense, examinador médico - para propósitos de identificación, determinar causas de muerte o para realizar otras funciones autorizadas por la ley.
• Salud o Bienestar Público - para tratar asuntos de interés de salud o bienestar públicos de conformidad con lo exigido o permitido por ley (por ejemplo abuso y negligencia de niños y adultos, abuso o negligencia, violencia doméstica, amenazas a la salud y seguridad pública, manejo de desastres o situaciones de emergencia y para la seguridad nacional).

Uso y Divulgación de Información que Requiere su Autorización por Escrito

En todos los casos, excepto los antes descritos, nosotros pediremos su autorización por escrito antes de utilizar o divulgar PHI sobre usted.  Si nos ha dado la autorización, podrá revocarla en cualquier momento, si no hemos actuado con relación a la misma.  Si tiene preguntas con respecto a las autorizaciones, favor  de llamar  a la oficina del Oficial de Privacidad al (787)250-5122.

Sus Derechos

Los reglamentos de privacidad federales le otorgan el derecho de hacer ciertas solicitudes relacionadas con la información de la salud que tenemos sobre usted. Usted tiene el derecho de:

• Obtener una copia de la información de salud que se encuentra en un "archivo designado" (récords médicos y otros récords que se mantienen y utilizan para tomar decisiones relacionadas con la inscripción, los pagos, la adjudicación de las reclamaciones, la administración médica y otras decisiones), siempre y cuando mantengamos ese PHI. Podríamos pedirle que presente su solicitud por escrito, podríamos cobrarle una suma razonable por reproducir y enviar por correo  las copias y en ciertos casos, podríamos negar la solicitud.  Bajo las leyes federales hay algunos récords que no están sujetos a inspección o copia.  Una decisión de denegar acceso puede ser revisada.  Favor de comunicarse con nuestro Oficial de Privacidad si tiene alguna pregunta sobre el acceso a su "archivo designado".
• Enmendar el PHI que está contenido en el archivo designado, siempre y cuando mantengamos ese PHI, cuando éste incorrecto o incompleto. Su solicitud debe estar por escrito y debe incluir la razón de su petición. Si le de negamos su solicitud, usted tiene el derecho de radicar una declaración escrita de desacuerdo.
• Obtener una lista de a quiénes nosotros, o nuestros socios de negocio, hemos divulgado su PHI contenido en su "archivo designado", para asuntos que no estén relacionados con tratamiento médico, operaciones de cuidado de salud, pago de servicios de salud, seguridad nacional, personal de instituciones correccionales y aquellas autorizadas por usted. Su solicitud debe ser por escrito. Usted puede solicitar el informe de divulgación hasta seis años antes de la fecha de la solicitud, pero no anteriores al 14 de abril de 2003. La solicitud deberá ser por escrito. Si usted solicita tal informe en más de una ocasión durante un término de 12 meses, podemos cobrar un cargo razonable.
• Solicitar restricciones al uso o divulgación de su PHI.  Esto significa que usted puede solicitar no utilizar o divulgar alguna o parte de su PHI a ciertas personas que pueden estar involucradas en su cuidado de salud, incluyendo miembros de su familia o amigos.  No estamos obligados a acceder a su solicitud.  Haremos nuestro mejor esfuerzo para cumplir con todas las solicitudes aprobadas excepto cuando la información sea necesitada para proveerle tratamiento de emergencia o sea requerido o autorizado por ley.
• Solicitar que se le envíen las comunicaciones confidenciales por medios alternos o direcciones alternas. No aceptaremos direcciones de correo electrónico como un medio alterno o dirección para comunicaciones. La solicitud debe ser por escrito y la dirección alterna o modo de comunicación alterno para comunicaciones confidenciales debe ser razonable. Accederemos a las solicitudes razonables.
• Que le proporcionemos una copia impresa  de esta notificación, aún cuando usted haya optado por aceptar una copia electrónica.

Usted puede solicitar los formularios o instrucciones específicas de cómo solicitar la información antes descrita, o solicitar copia de esta notificación llamando al Oficial de Privacidad al teléfono (787) 250-5122.

MAPFRE LIFE INSURANCE COMPANY, Att. Oficial de Privacidad, PO Box 70333, San Juan, Puerto Rico 00936-8333.

Si usted entiende que sus derechos de privacidad han sido violados, usted pude presentar una queja por escrito al Secretario de Salud Federal.

No se le impondrá penalidad alguna por presentar una queja.

En caso de tener preguntas con respecto a esta notificación, o si usted entiende que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja o comunicarse con el Oficial de Privacidad de MAPFRE LIFE por correo:
 
MAPFRE LIFE INSURANCE COMPANY 
Att: Oficial de Privacidad
PO Box 70333
San Juan, Puerto Rico 00936-8333

O por teléfono al 787-250-5122 o por Fax al 787-250-5298.  Incluya su nombre, teléfono y número de fax.

Actualizado 11/2010